QuickScan overhead: snel en solide inzicht in uw ondersteunende diensten
Wilt u weten hoe het staat met de kwaliteit en toekomstbestendigheid van uw ondersteunende diensten? Zodat u deze diensten optimaal kunt laten bijdragen aan het primaire doel van uw onderwijsorganisatie. De QuickScan overhead van B&T biedt uitkomst.
Met de QuickScan overhead kunt u in korte tijd relatief eenvoudig in beeld brengen hoe betrokkenen aankijken tegen de dienstverlening van – en de samenwerking met – ondersteunende diensten. De inhoud is mede gebaseerd op onze whitepaper Overhead doelgerichter organiseren. De QuickScan richt zich op vier thema’s:
- Contracteren. Hebben we de juiste verwachtingen met en van elkaar? Is duidelijk welke rol iedereen heeft, of moet hebben?
- Organiseren. Hebben we het ‘slim’ georganiseerd? Is de wijze van aansturing helder voor medewerkers?
- Waarderen. Hoe (on)tevreden is men over de kwaliteit van dienstverlening door ondersteunende diensten? Wat gaat goed en wat kan beter?
- Committeren. Voelt de werkinhoud passend? Ervaren medewerkers werkplezier en worden zij voldoende gezien en uitgedaagd?
De vragen in de QuickScan zijn zo opgesteld dat alle betrokkenen ze kunnen beantwoorden vanuit hun eigen perspectief op het functioneren van de ondersteunende diensten. Het laatste thema wordt alleen voorgelegd aan medewerkers van de ondersteunende diensten.
Hoe werkt het?
De QuickScan bestaat uit drie stappen:
- Startgesprek: hierin bepalen we samen met u welke respondenten we benaderen, wat de doorlooptijd is, of we maatwerk toepassen en wie bij het duidingsgesprek aanwezig zijn.
- Afname van de vragenlijst en verwerking van de uitkomsten in een bondige rapportage.
- Duidingsgesprek: hierin geven we betekenis aan de rapportage en bepalen we gezamenlijk hoe de opvolging vorm krijgt.
Vertrouwelijk
In de vragenlijst wordt gebruikgemaakt van stellingen. Bij de eerste twee thema’s wordt een vierpuntsschaal gehanteerd; deze loopt van ‘oneens’ (1) tot ‘eens’ (4). Bij de laatste twee thema’s vragen we de respondenten een rapportcijfer te geven (schaal 1-10). Ieder thema eindigt met twee open vragen. Bij thema 3 (Waarderen) bieden wij als vorm van maatwerk de mogelijkheid om de tevredenheid op taakvelden verder te specificeren naar concrete taken. Het onderzoek is strikt vertrouwelijk. We coderen de data op zo’n manier dat scores en uitspraken niet te herleiden zijn naar individuen.
Wat levert het op?
Het resultaat van de QuickScan overhead noemen wij een ‘geladen startpunt’. Dit startpunt geeft zicht op wat goed gaat en behouden moet blijven, wat kwetsbaarheden zijn en wat mogelijk dringend aandacht verdient. De uitkomsten van de scan bieden de basis voor een goed gesprek over punten die het optimaal functioneren van uw ondersteunende diensten nu of in de toekomst in de weg (kunnen) staan. De scan biedt ook concrete aanknopingspunten voor verbetering. Het is tevens mogelijk om de QuickScan in te zetten als nulmeting om op een later moment de geboekte voortgang in beeld te brengen.
Wat kost het?
De kosten van een standaard QuickScan bedragen € 5.150,–. De definitieve kosten zijn afhankelijk van de mate van maatwerk die u wenst in de formulering van vragen, de intensiteit van begeleiding en het gewenste eindproduct. Dit stemmen we af in een intakegesprek, waarna we een definitief voorstel doen.
Geïnteresseerd?
Wilt u meer weten over de QuickScan overhead? De adviseurs van B&T gaan graag met u in gesprek over de inzet van het instrument in uw organisatie. Neem gerust contact met ons op.
Joost Janssen
